Jika sedang mempertimbangkan untuk mengimplementasikan Teknologi Informasi, jangan lupakan masalah budaya orang-orang di dalamnya. Karena budaya, yang dalam hal ini berhubungan dengan manusia, mempunyai peran signifikan dalam kesuksesan implementasi Teknologi Informasi.
Secanggih apapun sistem atau aplikasi yang dibangun, tanpa peran aktif manusianya, akan sulit sistem itu dijalankan dengan baik. Dan itu yang sering terjadi, perusahaan sudah menginvestasikan begitu banyak uang untuk Teknologi Informasi, banyak yang dihadapkan pada kenyataan bahwa implementasi tersebut tidak menghasilkan sesuai dengan apa yang sebelumnya diharapkan.
Tentu saja ada berbagai faktor yang mempengaruhinya. Tetapi menurut berbagai penelitian, faktor manusia menyumbang lebih dari 50% yang menentukan tingkat kesuksesan atau kegagalan implementasi Teknologi Informasi.
Salah satu sumber kegagalan, biasanya karena ada penolakan (resistensi) dari para staf, baik yang bersifat resistensi lunak di mana tidak mau menggunakan atau ogah-ogahan dalam menggunakan aplikasi yang sudah dibuat, hingga mengarah pada penolakan langsung secara terbuka dalam penggunaan aplikasi tersebut.
Pada dasarnya, penyebab dan model sebuah penolakan (resistensi) bisa dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: TIDAK TAHU, TIDAK PUNYA KETERAMPILAN, dan TIDAK MAU TAHU. Kategori Tidak Tahu adalah saat di mana para staf tidak mempunyai informasi yang memadai tentang apa yang diinginkan organisasi dari Implementasi Teknologi Informasi. Kategori TIDAK PUNYA KETERAMPILAN adalah kategori di mana staf tidak memiliki keterampilan yang memadai untuk menjalankan aplikasi tersebut. Sedangkan tidak mau tahu adalah kategori di mana seorang staf sebenarnya sudah tahu dan mengerti bagaimana pemakaian suatu aplikasi, tetapi cenderung menentang karena berbagai ketakutan-ketakutan tertentu.
Ketakutan-ketakutan dimaksud mulai dari takut kehilangan pekerjaan, takut pekerjaannya dialihkan, takut gajinya diturunkan, dan berbagai ketakutan-ketakutan lain. Ketakutan-ketakutan ini kadang beralasan, tetapi kadang pula hanya karena ketidaktahuan mereka tentang strategi perusahaan secara keseluruhan.
Untuk mengatasi berbagai faktor yang berhubungan dengan manusia sebagaimana telah disebutkan di atas, beberapa langkah di bawah ini bisa diambil.
Pertama, komunikasi dan sosialisasi.
Komunikasi dan sosialisasi yang baik merupakan salah satu kunci utama yang penting. Tanpa sosialisasi yang baik, para staf di dalam organisasi tidak mengetahui arah dan kebijakan organisasi secara keseluruhan, sehingga kadang tidak tahu harus berbuat apa. Komunikasi yang baik juga akan memberikan pemahaman yang menyeluruh perubahan-perubahan seperti apa yang akan terjadi dalam organisasi agar tidak menimbulkan efek negatif berupa resistensi dari karyawan.
Karyawan perlu diberitahu tentang berbagai aspek yang berhubungan dengan implementasi Teknologi Informasi, mulai dari manfaat yang akan diterima perusahaan, efek dalam jangka pendek dan jangka panjang, dan juga hal-hal apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan dengan adanya implementasi tersebut.
Hal lain yang juga penting dikomunikasikan adalah berbagai peran dan tugas serta tanggung jawab setiap karyawan yang mungkin saja berubah dengan adanya implementasi tersebut. Perubahan-perubahan itu seperti apa, dan bagaimana setiap karyawan menyiapkan diri terhadap perubahan tersebut.
Informasi tentang perubahan ini diperlukan untuk memberikan rasa aman dan tidak menimbulkan keresahan di antara mereka. Dengan demikian, setiap karyawan bisa memahami apa yang sedang terjadi, sekaligus menyiapkan diri untuk menghadapi perubahan tersebut sebaik-baiknya.
Kedua, memberikan bekal skill dan pengetahuan yang memadai.
Implementasi Teknologi Informasi membutuhkan keterlibatan secara penuh dari para staf yang berhubungan dengan pengelolaan informasi, mulai dari memasukkan data, mengolah, hingga menyajikannya menjadi informasi yang relevan. Seiring dengan pesatnya perkembangan Teknologi Informasi itu sendiri, kemampuan para staf juga harus ditingkatkan sesuai kebutuhan.
Peningkatan kemampuan ini biasanya dilakukan melalui berbagai pelatihan-pelatihan terstruktur yang melibatkan berbagai unsur penting dalam perusahaan. Pelatihan ini mutlak diperlukan agar setiap orang yagn terlibat bisa berperan aktif dan menjalankan peran dan fungsinya secara baik dan benar. Implementasi Teknologi Informasi tanpa dukungan penuh dari berbagai unsur di dalam organisasi akan sulit menghasilkan manfaat sesuai yang diinginkan.
Ambil contoh yang paling mudah, tentang laporan keuangan. Tanpa data-data yang benar dari semua pihak, mulai dari penjualan hingga pihak produksi, tidak bisa menghasilkan data yang akurat. Apalagi kalau sudah berbicara tentang berbagai sistem dan aplikasi yang berhubungan dengan decision support system yang sebagian besar berisi analisis, sistem ini tidak akan bisa menghasilkan informasi yang baik tanpa didukung oleh data-data yang memadai yang dikumpulkan lintas departemen dan lintas bagian.
Ketiga, pembiasaan
Mengubah kebiasaan orang biasanya termasuk salah satu pekerjaan yang paling rumit dalam proses implementasi teknologi informasi. Orang biasanya sudah memiliki cara dan kebiasaan tersendiri dalam melakukan pekerjaannya. Bisa jadi, dengan implementasi ini, kebiasaan tersebut harus diubah disesuaikan dengan aturan yang baru.
Permasalahan timbul biasanya adalah karena keengganan karyawan untuk memakai sistem baru dan tetap saja menggunakan sistem lama. Hal ini bisa terjadi karena beberapa hal; sistem lama masih dipakai ataupun karena tidak ada reinforcement yang kuat dalam penggunaan sistem baru.
Kadang-kadang, masih digunakannya sistem yang lama semata-mata juga bukan karena kesalahan karyawan, tetapi bisa juga disebabkan oleh hal lain, misalnya sistem baru yang diimplementasikan belum sepenuhnya bisa digunakan, atau sedang dalam masa uji coba sehingga beresiko untuk bermigrasi sepenuhnya ke sistem yang baru. Karena itu, realibilitas sistem yang baru perlu dipastkan dengan melalui serangkaian uji coba pelaksanaan.
Kalau sistem yang baru ini dirasa cukup stabil, maka salah satu kiat agar sebuah sistem berjalan dengan baik adalah semua prosedur harus diarahkan dengan memakai sistem yang baru tersebut, dan tidak membuka banyak alternatif lain. Dengan demikian, karyawan tidak punya pilihan kecuali memakai sistem baru tersebut.
Salah satu pengalaman menarik dalam hal ini adalah implementasi employee portal, sebuah aplikasi yang berurusan dengan kolaborasi internal antar perusahaan. Employee Portal ini bisa berisi tentang berbagai aturan perusahaan. Ada salah satu fasilitas dalam aplikasi ini, yaitu SELF SERVICE yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, menggunakan berbagai fasilitas kantor, melalui portal ini.
Sebelumnya, saat orang mengajukan cuti atau ingin menggunakan fasilitas kantor (mobil, ruang meeting, proyektor) untuk kepentingan pekerjaan, mereka menggunakan kertas dan ditulis secara manual. Bisa dibayangkan jika karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut banyak, tentu akan menyulitkan pihak manajemen.
Agar sistem yang baru ini bisa berjalan dengan lancar, setelah berbagai uji coba, semua prosedur dilakukan melalui portal ini, dan tidak bisa lagi dilakukan secara manual. Pada awalnya memang masih banyak orang yang menggerutu dan menganggap sistem yang baru ini menyusahkan, dan lain-lain. Tetapi dengan konsistensi dan juga sedikit ”pemaksaan” semacam ini, lambat laun budaya manual itu mulai ditinggalkan dan sistem yang barupun berjalan dengan baik.
Keempat, perubahan budaya
Bicara mengenai budaya, akan mencakup banyak hal mulai dari tata nilai, kebiasaan-kebiasaan, hingga prosedur yang dipakai oleh sebuah organisasi. Implementasi teknologi informasi secara lambat laun akan mempengaruhi tingkah laku dan budaya perusahaan secara keseluruhan.
Perubahan budaya yang mungkin timbul ini perlu disadari oleh semua pihak dari kalangan manajemen hingga staf di bawahnya. Tanpa persiapan yang baik, dikhawatirkan akan terjadi kekagetan budaya (cultural shock) karena ternyata akibat dari implementasi ini di luar perkiraan mereka.
Dalam hubungan dengan budaya, implementasi Teknologi Informasi bisa memberikan pengaruh setidaknya dalam tiga hal: keterbukaan, egalitarianisme, dan kemauan berbagi. Keterbukaan menyangkut informasi yang bisa diakses oleh banyak orang, egalitarianisme menyangkut posisi yang sejajar, dan kemauan berbagi menyangkut kolaborasi dan kordinasi dengan banyak orang.
Menyangkut keterbukaan, biasanya informasi merupakan ”aset” yang dijaga dan secara eksklusif seakan-akan dimiliki oleh satu departemen atau bagian tertentu, padahal di departemen atau bagian lain sebenarnya membutuhkan informasi tersebut. Implementasi Teknologi Informasi akan mengintegrasikan gugusan pulau-pulau informasi dalam organisasi menjadi satu kesatuan sehingga bisa memberikan informasi yang integral dan akurat. Transparansi informasi ini tidak saja akan mampu memberikan informasi yang relevan, tetapi juga akan menghilangkan berbagai ketidakefisienan yang terjadi dalam organisasi.
Budaya lain yang mungkin berubah adalah dalam hal egalitarianisme dan menghilangkan berbagai sekat biroratis yang biasanya tumbuh dalam organisasi. Kalau dulu orang sulit sekali menghubungi pihak manajemen, sekarang ini melalui email dan sms orang dengan mudah langsung menghubungi pimpinan dengan sangat cepat. Contoh yang baik dalam kasus ini adalah SMS ke Presiden, di mana sekarang orang bisa langsung berbicara dan mengeluarkan pendapatnya kepada Presiden, sesuatu yang mungkin sulit sekali dilakukan tanpa bantuan teknologi.
Teknologi Informasi sebenarnya juga diharapkan menjadi media bagi budaya berbagai (sharing) di antara karyawan. Budaya berbagi ini menjadi penting karena salah satu aset utama perusahaan adalah akumulasi pengalaman dan pengetahuan para karyawannya. Akumulasi pengalaman dan pengetahuan ini tanpa mekanisme berbagi yang efektif dan efisien akan sulit diharapkan bisa menjadi pengetahuan perusahaan secara keseluruhan. Teknologi Informasi membantu memberikan alat agar aktifitas berbagi ini menjadi lebih efektif, sehingga apa yang disebut sebagai organisasi pembelajar akan terus menerus diupayakan.
Pada akhirnya, kembali pada catatan di atas, Teknologi Informasi adalah alat. Kreatifitas manusialah yang akan menentukan sejauh mana Teknologi Informasi tersebut akan memberikan manfaat bagi organisasi. Tanpa didukung kemampuan manusia yang memadai, Implementasi Teknologi Informasi tidak akan memberikan hasil yang maksimal.
Bekasi, 16 juli 2005
03.00-04.30 WIB
Secanggih apapun sistem atau aplikasi yang dibangun, tanpa peran aktif manusianya, akan sulit sistem itu dijalankan dengan baik. Dan itu yang sering terjadi, perusahaan sudah menginvestasikan begitu banyak uang untuk Teknologi Informasi, banyak yang dihadapkan pada kenyataan bahwa implementasi tersebut tidak menghasilkan sesuai dengan apa yang sebelumnya diharapkan.
Tentu saja ada berbagai faktor yang mempengaruhinya. Tetapi menurut berbagai penelitian, faktor manusia menyumbang lebih dari 50% yang menentukan tingkat kesuksesan atau kegagalan implementasi Teknologi Informasi.
Salah satu sumber kegagalan, biasanya karena ada penolakan (resistensi) dari para staf, baik yang bersifat resistensi lunak di mana tidak mau menggunakan atau ogah-ogahan dalam menggunakan aplikasi yang sudah dibuat, hingga mengarah pada penolakan langsung secara terbuka dalam penggunaan aplikasi tersebut.
Pada dasarnya, penyebab dan model sebuah penolakan (resistensi) bisa dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: TIDAK TAHU, TIDAK PUNYA KETERAMPILAN, dan TIDAK MAU TAHU. Kategori Tidak Tahu adalah saat di mana para staf tidak mempunyai informasi yang memadai tentang apa yang diinginkan organisasi dari Implementasi Teknologi Informasi. Kategori TIDAK PUNYA KETERAMPILAN adalah kategori di mana staf tidak memiliki keterampilan yang memadai untuk menjalankan aplikasi tersebut. Sedangkan tidak mau tahu adalah kategori di mana seorang staf sebenarnya sudah tahu dan mengerti bagaimana pemakaian suatu aplikasi, tetapi cenderung menentang karena berbagai ketakutan-ketakutan tertentu.
Ketakutan-ketakutan dimaksud mulai dari takut kehilangan pekerjaan, takut pekerjaannya dialihkan, takut gajinya diturunkan, dan berbagai ketakutan-ketakutan lain. Ketakutan-ketakutan ini kadang beralasan, tetapi kadang pula hanya karena ketidaktahuan mereka tentang strategi perusahaan secara keseluruhan.
Untuk mengatasi berbagai faktor yang berhubungan dengan manusia sebagaimana telah disebutkan di atas, beberapa langkah di bawah ini bisa diambil.
Pertama, komunikasi dan sosialisasi.
Komunikasi dan sosialisasi yang baik merupakan salah satu kunci utama yang penting. Tanpa sosialisasi yang baik, para staf di dalam organisasi tidak mengetahui arah dan kebijakan organisasi secara keseluruhan, sehingga kadang tidak tahu harus berbuat apa. Komunikasi yang baik juga akan memberikan pemahaman yang menyeluruh perubahan-perubahan seperti apa yang akan terjadi dalam organisasi agar tidak menimbulkan efek negatif berupa resistensi dari karyawan.
Karyawan perlu diberitahu tentang berbagai aspek yang berhubungan dengan implementasi Teknologi Informasi, mulai dari manfaat yang akan diterima perusahaan, efek dalam jangka pendek dan jangka panjang, dan juga hal-hal apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan dengan adanya implementasi tersebut.
Hal lain yang juga penting dikomunikasikan adalah berbagai peran dan tugas serta tanggung jawab setiap karyawan yang mungkin saja berubah dengan adanya implementasi tersebut. Perubahan-perubahan itu seperti apa, dan bagaimana setiap karyawan menyiapkan diri terhadap perubahan tersebut.
Informasi tentang perubahan ini diperlukan untuk memberikan rasa aman dan tidak menimbulkan keresahan di antara mereka. Dengan demikian, setiap karyawan bisa memahami apa yang sedang terjadi, sekaligus menyiapkan diri untuk menghadapi perubahan tersebut sebaik-baiknya.
Kedua, memberikan bekal skill dan pengetahuan yang memadai.
Implementasi Teknologi Informasi membutuhkan keterlibatan secara penuh dari para staf yang berhubungan dengan pengelolaan informasi, mulai dari memasukkan data, mengolah, hingga menyajikannya menjadi informasi yang relevan. Seiring dengan pesatnya perkembangan Teknologi Informasi itu sendiri, kemampuan para staf juga harus ditingkatkan sesuai kebutuhan.
Peningkatan kemampuan ini biasanya dilakukan melalui berbagai pelatihan-pelatihan terstruktur yang melibatkan berbagai unsur penting dalam perusahaan. Pelatihan ini mutlak diperlukan agar setiap orang yagn terlibat bisa berperan aktif dan menjalankan peran dan fungsinya secara baik dan benar. Implementasi Teknologi Informasi tanpa dukungan penuh dari berbagai unsur di dalam organisasi akan sulit menghasilkan manfaat sesuai yang diinginkan.
Ambil contoh yang paling mudah, tentang laporan keuangan. Tanpa data-data yang benar dari semua pihak, mulai dari penjualan hingga pihak produksi, tidak bisa menghasilkan data yang akurat. Apalagi kalau sudah berbicara tentang berbagai sistem dan aplikasi yang berhubungan dengan decision support system yang sebagian besar berisi analisis, sistem ini tidak akan bisa menghasilkan informasi yang baik tanpa didukung oleh data-data yang memadai yang dikumpulkan lintas departemen dan lintas bagian.
Ketiga, pembiasaan
Mengubah kebiasaan orang biasanya termasuk salah satu pekerjaan yang paling rumit dalam proses implementasi teknologi informasi. Orang biasanya sudah memiliki cara dan kebiasaan tersendiri dalam melakukan pekerjaannya. Bisa jadi, dengan implementasi ini, kebiasaan tersebut harus diubah disesuaikan dengan aturan yang baru.
Permasalahan timbul biasanya adalah karena keengganan karyawan untuk memakai sistem baru dan tetap saja menggunakan sistem lama. Hal ini bisa terjadi karena beberapa hal; sistem lama masih dipakai ataupun karena tidak ada reinforcement yang kuat dalam penggunaan sistem baru.
Kadang-kadang, masih digunakannya sistem yang lama semata-mata juga bukan karena kesalahan karyawan, tetapi bisa juga disebabkan oleh hal lain, misalnya sistem baru yang diimplementasikan belum sepenuhnya bisa digunakan, atau sedang dalam masa uji coba sehingga beresiko untuk bermigrasi sepenuhnya ke sistem yang baru. Karena itu, realibilitas sistem yang baru perlu dipastkan dengan melalui serangkaian uji coba pelaksanaan.
Kalau sistem yang baru ini dirasa cukup stabil, maka salah satu kiat agar sebuah sistem berjalan dengan baik adalah semua prosedur harus diarahkan dengan memakai sistem yang baru tersebut, dan tidak membuka banyak alternatif lain. Dengan demikian, karyawan tidak punya pilihan kecuali memakai sistem baru tersebut.
Salah satu pengalaman menarik dalam hal ini adalah implementasi employee portal, sebuah aplikasi yang berurusan dengan kolaborasi internal antar perusahaan. Employee Portal ini bisa berisi tentang berbagai aturan perusahaan. Ada salah satu fasilitas dalam aplikasi ini, yaitu SELF SERVICE yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, menggunakan berbagai fasilitas kantor, melalui portal ini.
Sebelumnya, saat orang mengajukan cuti atau ingin menggunakan fasilitas kantor (mobil, ruang meeting, proyektor) untuk kepentingan pekerjaan, mereka menggunakan kertas dan ditulis secara manual. Bisa dibayangkan jika karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut banyak, tentu akan menyulitkan pihak manajemen.
Agar sistem yang baru ini bisa berjalan dengan lancar, setelah berbagai uji coba, semua prosedur dilakukan melalui portal ini, dan tidak bisa lagi dilakukan secara manual. Pada awalnya memang masih banyak orang yang menggerutu dan menganggap sistem yang baru ini menyusahkan, dan lain-lain. Tetapi dengan konsistensi dan juga sedikit ”pemaksaan” semacam ini, lambat laun budaya manual itu mulai ditinggalkan dan sistem yang barupun berjalan dengan baik.
Keempat, perubahan budaya
Bicara mengenai budaya, akan mencakup banyak hal mulai dari tata nilai, kebiasaan-kebiasaan, hingga prosedur yang dipakai oleh sebuah organisasi. Implementasi teknologi informasi secara lambat laun akan mempengaruhi tingkah laku dan budaya perusahaan secara keseluruhan.
Perubahan budaya yang mungkin timbul ini perlu disadari oleh semua pihak dari kalangan manajemen hingga staf di bawahnya. Tanpa persiapan yang baik, dikhawatirkan akan terjadi kekagetan budaya (cultural shock) karena ternyata akibat dari implementasi ini di luar perkiraan mereka.
Dalam hubungan dengan budaya, implementasi Teknologi Informasi bisa memberikan pengaruh setidaknya dalam tiga hal: keterbukaan, egalitarianisme, dan kemauan berbagi. Keterbukaan menyangkut informasi yang bisa diakses oleh banyak orang, egalitarianisme menyangkut posisi yang sejajar, dan kemauan berbagi menyangkut kolaborasi dan kordinasi dengan banyak orang.
Menyangkut keterbukaan, biasanya informasi merupakan ”aset” yang dijaga dan secara eksklusif seakan-akan dimiliki oleh satu departemen atau bagian tertentu, padahal di departemen atau bagian lain sebenarnya membutuhkan informasi tersebut. Implementasi Teknologi Informasi akan mengintegrasikan gugusan pulau-pulau informasi dalam organisasi menjadi satu kesatuan sehingga bisa memberikan informasi yang integral dan akurat. Transparansi informasi ini tidak saja akan mampu memberikan informasi yang relevan, tetapi juga akan menghilangkan berbagai ketidakefisienan yang terjadi dalam organisasi.
Budaya lain yang mungkin berubah adalah dalam hal egalitarianisme dan menghilangkan berbagai sekat biroratis yang biasanya tumbuh dalam organisasi. Kalau dulu orang sulit sekali menghubungi pihak manajemen, sekarang ini melalui email dan sms orang dengan mudah langsung menghubungi pimpinan dengan sangat cepat. Contoh yang baik dalam kasus ini adalah SMS ke Presiden, di mana sekarang orang bisa langsung berbicara dan mengeluarkan pendapatnya kepada Presiden, sesuatu yang mungkin sulit sekali dilakukan tanpa bantuan teknologi.
Teknologi Informasi sebenarnya juga diharapkan menjadi media bagi budaya berbagai (sharing) di antara karyawan. Budaya berbagi ini menjadi penting karena salah satu aset utama perusahaan adalah akumulasi pengalaman dan pengetahuan para karyawannya. Akumulasi pengalaman dan pengetahuan ini tanpa mekanisme berbagi yang efektif dan efisien akan sulit diharapkan bisa menjadi pengetahuan perusahaan secara keseluruhan. Teknologi Informasi membantu memberikan alat agar aktifitas berbagi ini menjadi lebih efektif, sehingga apa yang disebut sebagai organisasi pembelajar akan terus menerus diupayakan.
Pada akhirnya, kembali pada catatan di atas, Teknologi Informasi adalah alat. Kreatifitas manusialah yang akan menentukan sejauh mana Teknologi Informasi tersebut akan memberikan manfaat bagi organisasi. Tanpa didukung kemampuan manusia yang memadai, Implementasi Teknologi Informasi tidak akan memberikan hasil yang maksimal.
Bekasi, 16 juli 2005
03.00-04.30 WIB
Comments